【結婚式二次会】当日のタイムスケジュールと押さえておきたい５つのポイントとは？

結婚式の二次会を成功させるには、スムーズな進行ができるかどうかが鍵です。

時間は無限ではありません。幹事は限られた時間の中で、新郎新婦とゲストに満足してもらうスケジュールを組む必要があります。

もしも幹事の経験がない状態で頼まれてしまった場合、結婚式二次会のタイムスケジュールをどのように作っていくのか悩んでしまう方も多いのではないでしょうか。

そこでこの記事では、結婚式二次会をスムーズに進めるポイントとタイムスケジュールの作り方についてまとめました。タイムスケジュールの例も紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

結婚式二次会のタイムスケジュールの組み方

結婚式二次会のスムーズな進行のためには、当日のタイムスケジュールを作っておくことが重要なポイントです。
ここでは、タイムスケジュールを組む際に押さえておきたい項目を解説します。

タイムスケジュールの作成は「1ヶ月前」までに

結婚式二次会の幹事を依頼されると、当日の進行以外にも準備などでやるべきことが多くあります。
まず、二次会開催日の4～5ヶ月前までに新郎新婦から幹事を依頼されるケースが一般的です。新郎新婦・ほかの幹事メンバーとの顔合わせは、3～4か月前までに済ませておくとよいでしょう。
結婚式二次会の準備が動き出したら、新郎新婦・幹事のメンバーと連携し、予算・会場選び・当日のプログラム・スピーチや余興をお願いするゲストへの依頼などを行います。
タイムスケジュールは、当日から逆算して1ヶ月前までには幹事・新郎新婦・会場などと共有できるようにしましょう。
早めにタイムスケジュールを作成しておくことで、当日までにも調整がしやすくなります。

どのような会場か確認をする

会場は新郎新婦が決めることが多いですが、幹事が準備をする場合もあります。会場によってできる演出の可否もあるため、綿密な確認が必要です。
新郎新婦がやりたい演出やプログラムができる会場を予算と照らし合わせながら選ぶようにしましょう。
結婚式が多いシーズンは、人気の高い会場ほどすぐに埋まってしまいます。後悔することの無いよう早めに動きましょう。
会場が決定したら、会場のスタッフと打ち合わせをし、可能な演出の確認を行います。
どのようなメリット・デメリットがあるのかをきちんと把握し、それに合わせた演出・プログラムを決めていきましょう。

会場が使える時間を把握する

会場が使える時間の把握も必要です。多くの会場は、準備～片付けまでを含めて3時間程度貸し切ることができます。
パーティーだけではなく、準備と片付けまでを含めた使用時間を確認し、幹事や当日のスタッフメンバーに周知しておきましょう。
事前に打ち合わせをしていても、スタートでゲストがそろわない・新郎新婦の到着が遅れる・余興などでトラブルが発生するといった可能性もあります。
万が一、時間が押してしまったときのことも考慮して延長料金を頭に入れておきましょう。
スケジュールは詰め込み過ぎないことがポイントです。絶対に外せないプログラムを軸にして、上手な時間配分で組んでください。

分刻みで当日の流れを一覧表にする

会場の仕様と使える時間がわかったら、二次会で行うプログラムだけでなく、準備・入場・受付・片付け時間のすべて含めた項目を表にして書き出します。
時間は分刻みで細かく計算しましょう。必須のプログラムを中心に時間を配分していくと、全体の流れが掴みやすくなりますよ。
ポイントは、食事や歓談の時間を長めにとることです。突然のハプニングに対応できるようにしておくとよいでしょう。

結婚式二次会の一般的な流れ

結婚式の二次会で会場が使える時間は、準備・受付・片付けを含めて2～3時間ほどが一般的です。
パーティー自体の流れは、【入場・挨拶→食事＆歓談→余興やゲーム→歓談→退場】が定番です。
新郎新婦の要望を取り入れつつ、無理のないタイムスケジュールを作成していきましょう。
結婚式二次会の当日スケジュールは、下記を参考にしてみてください。

会場入り・準備

会場入りから準備完了まで、所要時間の目安は30分～1時間ほどです。
幹事は二次会が始まる1時間前には会場入りし、準備をはじめます。
二次会で使う荷物や景品、会費のお釣りなどを最終チェックしておきましょう。
二次会の流れの最終チェックも、そのほかのメンバー、会場スタッフとの打ち合わせを出来る限り念入りに行うことで、万全の状態に整えて開宴時間を迎えましょう。

開場・受付

受付からゲストの入場まで、所要時間の目安は30分ほどです。
二次会の30分前からは、受付を開始できるように準備をしなければいけません。
人数にもよりますが、受付は2～3人で対応することになるでしょう。
受付メンバーは、会費の支払い・受領・名札配布・ウェルカムドリンクの準備をします。会費はその場で確認をし、間違いがないよう注意しましょう。
司会者は、会場の案内や開宴時間の案内などをアナウンスします。
待ち時間が長くなることもあるため、ゲストが退屈しないように新郎新婦のプロフィール映像を流すなどの工夫をしておくとよいでしょう。
開宴までの工夫で、結婚式二次会が一段と盛り上がりやすくなります。

新郎新婦の入場

新郎新婦の入場から挨拶まで、所要時間の目安は5分ほどです。ケーキカットなどの演出を加えるなら、プラス5分ほど時間をみておきましょう。
ゲストがそろい、開宴時間になったら新郎新婦が入場し、結婚式二次会がスタートします。
幹事や司会が新郎新婦を紹介し、一言挨拶をもらうのが一般的です。
主役である新郎新婦の挨拶は大切なプログラム。結婚したことへの嬉しい気持ちや、ゲストへの感謝の気持ちを伝えてもらいましょう。
ケーキカットなど、ゲストに注目してほしい演出があるのなら、乾杯の前に行うのがおすすめです。歓談が始まってしまうと、注目を集めるのに時間がかかるためです。
また、ケーキカットはゲストに切り分ける時間も必要になるため、最初のほうに持ってくるとよいでしょう。

乾杯・食事・歓談

新郎新婦の入場・挨拶・必要な演出などが終わったら、乾杯をして食事と歓談タイムに入っていきます。
乾杯の前には、簡単なスピーチをしてもらうとよいでしょう。
そして乾杯をしてもらう人は、あらかじめ決めておくのもスムーズですが、クジ引きや突然指名などのサプライズも楽しい演出の一つです。
乾杯が終わったら、食事と歓談の時間に進みます。ゲストはもちろん、新郎新婦にもリラックスして楽しんでもらえるように多めに時間を取るとよいでしょう。
新郎新婦の周りには写真撮影をしたいゲストが集まるため、撮影係を決めておくのもおすすめです。
また歓談中に途中参加の人がいる場合、受付をどうするかも忘れないように打ち合わせしておきましょう。
ちなみに後半にも歓談タイムを設けておくと、何かのトラブルで時間が押してしまった際に調整がしやすくなります。

余興やゲームなど

歓談タイムが終わった後は、余興やゲームなどゲストとともに盛り上がるイベントを行います。幹事はゲームの説明・景品の配布までをこなす必要があるケースも多く、所要時間は30分程度が目安です。
新郎新婦に関するクイズやビンゴなど、ゲスト全員で楽しめるものを考えるとよいでしょう。
余興やゲームがひと段落した後に、2回目の歓談タイムは30分を目安に設けます。ゲスト同士もゲームなどで打ち解けて、和気あいあいとした雰囲気の時間となるでしょう。
この時間内に二次会の清算・ゲストへのプチギフト・軽い片付けを済ませておくと進行が楽になります。時間が押してしまっている場合は上手く調整し、場合によっては2回目の歓談タイムを省くことも考慮しておきましょう。

新郎新婦の退場

新郎新婦の謝辞～退場完了までの所要時間の目安は10分ほどです。
結婚式二次会の最後のスケジュールは、「新郎新婦の退場」です。退場の前に、新郎新婦から結婚への決意表明やゲストへの感謝などを改めて挨拶をしてもらいます。
退場時は、盛大な拍手で見送るよう司会者を中心に盛り上げてもらいましょう。

お開き

ゲストが全員退場するまでの所要時間の目安は、5～15分ほどです。
新郎新婦の退場が終わったら、ゲストが退場します。幹事をはじめとしたスタッフは、ゲストがスムーズに退場できるように誘導しましょう。
退場時には、先に退場した新郎新婦がプチギフト配布しているケースも多くあります。最後までスムーズな進行をサポートしましょう。

片付け

片付けは、会場使用時間終了時間に合わせて行います。所要時間の目安は30分です。
ゲスト全員を見送った後は、会場の片付けをしてお開きとなります。
新郎新婦の着替えや会場の清算、演出などで使った備品の片付けを含め、時間内に終われるようしっかりと段取りをしておくことが大切です。
もし人気のレストランなどを会場にした場合、時間帯によっては終了後に通常営業を行う場合もあるため、事前に確認をしておくのがおすすめです。

結婚式二次会当日のタイムスケジュール例

結婚式二次会で、実際に組まれた一般的なタイムスケジュールをご紹介します。
開始時間に合わせつつ、組み立てる際の参考にしてみてくださいね。

17:00～17:30	幹事集合・準備開始
17:30～17:50	受付開始・ゲスト入場
18:00～18:10	新郎新婦入場・挨拶・ケーキ入刀
18:10～18:20	乾杯（スピーチあり）
18:20～	食事・歓談
18:40～18:50	余興
18:50～19:00	ゲーム
19:00～	歓談
19:30～19:45	新郎新婦挨拶・退場
19:45～	ゲスト退場・ギフト進呈・お見送り
20:00～20:30	片付け・撤収

結婚式二次会をスムーズに進めるポイント

結婚式二次会当日、予定通りに進行できれば完璧ですが、何かしらのトラブルが起こる可能性は少なからずあります。
ここでは予期せぬ問題が起きてもスムーズに対応できるよう、結婚式二次会を成功に導くための５つのポイントを紹介します。

ポイント１　幹事の役割分担をしっかり行う

幹事を複数人で担うなら、各自の役割をしっかり分けておくようにしましょう。
それぞれが役割を持つことで責任感が生まれ、ふたを開けたら準備が何も進んでいないといったトラブルを回避しやすくなります。
また、幹事の中でもみんなを引っ張っていくリーダー的役割を持つ人がいると、まとまりが出るでしょう。
幹事の人数が少なくて手に余りそうなら、協力してくれる人を探しておくと安心です。とくに、タイムキーパーを用意しておくことをおすすめします。
当日は二次会が盛り上がり過ぎて、うっかり時間を忘れてしまう可能性も出てくるからです。時間を常に気にする人がいれば、冷静に進行できます。

ポイント２　準備は早い段階から

幹事の仕事は、当日の準備や進行だけではありません。
二次会で使う備品や景品の準備、参加ゲストの把握や会場で使うBGM、DVDなど、事前に手配や確認をしなければいけないことがたくさんあります。
これらの準備は、できるだけ早めに進めておくと気持ちにも余裕ができるでしょう。直前になって焦らなくて済み、買い忘れなどのリスクも減らせます。
結婚式二次会の3ヶ月前までには、幹事や協力メンバーの役割を決めて準備を進めておきましょう。

ポイント３　会場スタッフと連携をとる

幹事や協力メンバーはもちろん、会場との連携も重要です。
結婚式二次会を受け入れている会場のスタッフは、運営の流れや万が一のトラブル対応にも慣れています。何か問題が生じた際は、会場からの指示やアドバイスがあると安心して進めることができます。
そのため、会場のスタッフにもタイムスケジュールを共有しておくと安心です。

ポイント４　時間配分に余裕を持たせる

結婚式二次会には、ケーキ入刀やゲームなどの盛り上がるイベントを多く取り入れたくなります。ただし、イベントを多く詰め込んでしまうのはあまりおすすめしません。
結婚式二次会は、食事や歓談の時間も大切な場です。たとえばレストランを貸し切った二次会で、料理を楽しむ時間が削られてしまうのは避けましょう。
また、久しぶりに会う友人との会話も楽しみたいところ。食事・歓談の時間を少し多めに設定しておくと、余裕を持った進行ができます。
何かトラブルがあったときでも、余裕を持った時間配分なら調整しやすいでしょう。

ポイント５　ハプニングも楽しむ気持ちが大事

新郎新婦はもちろん、結婚式二次会には多くの人が関わります。そのため、準備万端で当日を迎えても、大なり小なりハプニングは起こるものです。
まして幹事のメンバーは、パーティーのプロではありません。予定通りに二次会が進まないことも十分にあり得るでしょう。
二次会は結婚式よりも気軽に楽しめるものだからこそ、ハプニングが起こっても「楽しめれば成功」と言えます。
万全な準備をしているのなら、当日は「ハプニングも楽しむ」気持ちでいるくらいがちょうどよいでしょう。

まとめ

結婚式二次会の幹事は、意外とやることが多くあります。
当日の進行をできるだけスムーズにするには、準備と時間配分に余裕を持たせたタイムスケジュールの作成が重要です。
会場入り・準備から後片付けまで分刻みのタイムスケジュールを組み、幹事同士や会場のスタッフと共有して、しっかり連携を意識しましょう。
そして結婚式二次会は、ハプニングも楽しむくらいの気持ちで、みんなが楽しめるイベントを目指せばきっと成功を納められるはずです。