幹事必見！結婚式二次会の会場選び『理想の場所』を見つけるポイント６選とトラブル回避のヒントとは？

結婚式を控えている方の中には、挙式や披露宴だけではなく二次会の開催を予定しているケースも多いのではないでしょうか。
二次会は、披露宴に招待できなかったゲストも招いて披露宴とはまた違った新郎新婦の一面を紹介できる場でもあり、幹事にとっても責任重大なイベントです。
今回は、お二人だけでなくゲストにとっても最高の思い出になる、理想の会場を見つけるためのポイントについて詳しくご紹介します。

結婚式・二次会の会場探しはいつからはじめるべき？

結婚式二次会の会場探しは、お二人はもちろんゲスト全員の満足度にも大いにかかわってくる重要な工程の一つです。
誰もが喜んでくれる素敵な会場を探したいのならば、一般的には半年前から探しはじめるのが理想的です。
評判や人気の高い会場を希望する場合、予約開始からすぐに埋まってしまう可能性がありますし、会場探しから決定するまでには平均で1～2か月かかることから、リサーチをするには7～8か月前には始めるとスムーズにいくでしょう。

幹事は友人か代行業者に

主催はほとんどの場合新郎新婦ですが、二次会の準備は結婚式の準備と並行して進める必要があるため、幹事は信頼できる友人への依頼が一般的です。
しかし、最近では二次会の準備を代行業者に依頼する割合も増えてきています。
代行業者であれば、予定日・人数・希望エリアなどを伝えることで、会場選びから演出・司会まで専門のプランナーが全体的にサポートをしてくれるため、効率よく進めることができるでしょう。

会場を決める際の2つのチェック事項

では会場を決める際、具体的にどのようなことをチェックする必要があるのでしょうか？
大きく分けて、以下の2点が挙げられます。

① 会場の候補を比較検討する

まず、条件に合う会場をいくつか選び、空き状況で振り分けます。
振り分け後に残った候補は、「料金」「サービス」「施設」など重視したい項目別にさらに比較検討しましょう。
こうした比較をすることで、「ゲストファースト」や「お得感」などの違いが見えてきて、相談や交渉も進めやすくなります。

② 会場の下見をする

希望のエリアで最終候補が2～3か所に絞られたら、下見を行いましょう。
アクセスや会場の居心地など、ホームページやインスタグラムの画像だけではわからない部分は実際に足を運んで体感することが重要です。
下見の際には、チェックリストを作成しておくのもおすすめ。また、お料理の内容を確認することも会場選びの基準になるでしょう。

二次会の「早期予約」はなぜ重要？

人気の会場は早めに埋まりますので、理想的な会場を確保するにはとにかく早めに予約することが大切です。
こちらでは、早めに予約することが重要となる理由について解説します。

大きいスペースの会場から埋まる傾向

二次会会場は、大きな会場から予約が埋まる傾向にあります。
もし、100人以上の大人数の収容を考えている場合は特に注意が必要です。

式場からアクセスの良い会場は人気が高い

二次会会場は、大半の人が披露宴会場から距離が近いことを重視しています。
早めに予約をしないと式場から遠く離れた場所しか確保できなくなってしまい、ゲストに移動の負担がかかる可能性もありますので注意しましょう。

「早割」が適用される会場もある

早めの予約は、割引が適用される「早割」の対象になることもあります。
人気の会場はブライダルシーズンや大安の日ほど早く埋まりやすいため、迅速な行動でよりお得な予約を行いましょう。

理想の会場選びのポイント６選

では実際に二次会会場を探すとき、どのようなポイントに気を付ければよいのでしょうか。
以下で具体的にご紹介します。

ポイント１【テーマ】や【コンセプト】を考える

最初に二次会のテーマ・内容を具体的に決めることで、会場の雰囲気、設備やサービスなどの条件から候補を絞りやすくなります。
ゴージャス、ナチュラル、カジュアル、アットホームなど、どのような雰囲気でゲストを迎えたいのかイメージしてみましょう。白を基調にしていたり、木目調であったりなど、会場によって内装の雰囲気にも大きな違いが出てきます

また、どんなコンセプトでゲストを迎えたいのかも話し合いましょう。
コンセプトの具体例を以下でご紹介します
・ 音楽の生演奏を行って盛り上げたい
・料理にこだわりながら、おしゃれな雰囲気を楽しみたい
・お酒やスイーツを楽しみたい
・ガーデンやテラスでリラックスできる空間をつくりたい

このようなこだわりを持って取り組めば、より多くの人を楽しませる二次会になるのではないでしょうか。

ポイント２【立地やアクセス】で探す

結婚式場から移動するため、アクセスの良さは重要なポイントです。
実際に、二次会を実施した新郎新婦の約70％が結婚式場から近いことを重視して会場選びをしています。また、基本的には結婚式場の別館で行うのが一番便利な方法なので、式場予約の際に確認してみましょう。
別の会場に移動する場合は、公共交通機関で移動できる最寄り駅から近い会場がおすすめです。
雨天の場合も考慮し、最寄り駅から徒歩10分圏内で、見つけやすい外観が理想的です。
そのほか、二次会が開催されるまで時間が空くことも多いため、近くにカフェなどがあると便利でしょう。

ポイント３【会場の種類】から選ぶ

会場の種類によって、コンセプトや強みに違いがあります。二次会のテーマや予算に合わせて会場選びを行いましょう。
会場別に見る特徴には、次のような例が挙げられます。
・ レストラン
　料理のジャンルが幅広く、予算に合わせやすい
・ パーティー会場
　設備や演出が充実している
・ ホテル
　施設が充実していて、送迎サービスがある場合は移動しやすい
・ 居酒屋・カフェ
　予算に合わせやすく、プライベート感を味わえる
・ クラブ・バー
　お酒の種類を楽しめる

ポイント４【ゲスト数】に合わせる

会場の収容人数は、優先的なチェック項目です。大人数で使えるか、何名以上で貸切りになるのかを確認しましょう。
二次会の会費は地域や会場にもよりますが、一般的に5,000円～10,000円と言われています。会場によっては参加人数により料金設定が異なることもあるため、予算と比較しながら検討するのがおすすめです。
また、ゲスト数が多い場合は受付に時間がかかり、パーティーの開始が遅れる可能性もあります。柔軟な対応ができる会場を選べると無難です。

ポイント５【料理やジャンル】で選ぶ

二次会で提供される料理はゲストの満足度に大きく影響しますので、基本的に人気のジャンルから選びましょう。
二次会から参加するゲストが多い場合は、ボリュームのあるコース料理やビュッフェを選択するのがおすすめ。
結婚式から続けて参加するゲストが多い場合は、軽めのメニューでドリンクメニューを充実させると喜ばれやすいでしょう。
以下では、それぞれの料理に関するメリットについて簡単にまとめます。
・ コース料理
　席まで配膳されるため、ゲストに落ち着いてくつろいでもらえる
・ 半立食
　ゲストに動きが出やすく、多くの人と歓談できる
・ 中華・アジアン料理
　趣向を変更できる（披露宴ではフレンチやイタリアンが多いため）

ポイント６【料金やプラン】を確認する

二次会の予算に関係するため、料金やプランの確認は重要なポイントです。
ここでは、のちのトラブルを防ぐために確認をすべき項目についてご紹介します。
・ 二次会プランがあるか
・ 飲み放題プランがあるか
・ 料理の平均的な金額
・ 追加料金（コース外の料理・ドリンク・ウェディングケーキ、衣装の持ち込み、時間延長）
・ 会場費やサービス料（飲食プランに加えて別途発生する場合もある）
・ 備品の使用料金（プロジェクタースクリーン使用料など）
・ 飛び入りゲストがある場合の料金・料理の対応が可能か
・ 最低保証金があるか（支払わなければいけない最低金額の設定があるか）
・ キャンセル料（キャンセル料が発生するタイミング、キャンセル時の負担額）

以上のように、料金・プラン内容の詳細は多岐に渡ります。トラブル回避のためにも、不安が残る場合は書面に示してもらうことをおすすめします。

トラブルのない施設選びのヒント

特別な日だからこそ、ゲストを含めた利用者にとって、その施設がトラブルなく快適に過ごせる空間が整えられているかも確認しましょう。
施設内でチェックしておきたい項目は、以下を参考にしてみてください。
・ テラス・ガーデン
開放的でリラックスしやすい空間になるか
・ 受付
　会費の受け取り・名簿のチェックの際に、十分なスペースが取れるか
・ 控室
　新郎新婦の待機場所、授乳室、余興の着替え場所などにも使用できるか
・ クローク・荷物用スペース
　上着や引き出物など、大きな荷物を預けられるスペースが確保できるか
・ パウダールーム
　綺麗で、男女別に複数あればベター（お酒の場であり、混雑しやすいため）
・ 喫煙所
　喫煙所があるかどうか、施設内で喫煙可能か確認が必要
・ キッズルーム・おむつ替えスペース
　子ども連れや乳児連れのゲストが参加する場合も考慮し、スペースを確保できるか

また、全体を見渡せる正方形や長方形の会場がおすすめです。たとえばL字型の会場の場合、ゲームなどを行う場合に一体感が出づらくなります。

そのほかにも、以下で述べるポイントを今一度確認しておくのがおすすめです。

設備内容

二次会の演出には、映像や音響に対応できる設備が必要になります。
以下の設備が整っているかどうか、確認をしましょう。
・ ステージ
　歌やダンスを披露する場合のスペース
・ 照明
　スポットライトがあるかどうか、照明の明るさ
・ スクリーン・プロジェクター
動画やビデオレターなどを映すスクリーンやスペース
・ オーディオ・マイク
　BGMを準備する場合、持ち込み可能かを確認。
　マイクは3本以上あれば司会者、新郎新婦、ゲストと使い分けできる

補足として、機材の操作を会場のスタッフにお願いできるかどうかの確認も必要です。自分達で操作が必要な場合、念のため、事前に使い方を教えてもらう時間も確保しましょう

会場のレイアウト

会場の広さ、ゲストの人数、動線などのバランスによってレイアウトが変わります。
テーブルの形や並べるテーブルの数、新郎新婦席とゲスト席との距離感なども確認しましょう。
また、段差や柱などの位置によって移動や撮影に支障が出る場合もありますので、構造や動線、テーブル数を減らすことや、席の移動が可能かどうかについても確認しておくとよいでしょう。
着席スタイルの場合は、ゲストが増えても対応可能かの確認が必要です。そして半立食の場合、ゲストの5割程度が座れる椅子があるとベターです。

利用可能時間

パーティーの時間設定は2時間が一般的で、準備からお見送り（撤収）までを含めて3時間程度を確保した貸し切りが多い傾向です。
会場によっては、パーティー中の2時間にお見送りの時間が含まれる場合もあるなど規則が異なります。
慌てず余裕を持ってお見送りができるように、利用可能な時間の詳細を確認し、延長する場合の延長料金についても事前に調べておきましょう。

NG項目がないかどうかも要チェック

会場によっては演出で予定しているものが「NG」の場合もありますので、当日になって問題が起きないよう細かい部分まで事前に打ち合わせをしておきましょう。
以下に、確認をしておくと安心な項目をいくつかご紹介します。
・ クラッカーの使用
・ キャンドルサービスの実践
・ シャボン玉の使用
・ ウェディングケーキの持ち込み
・ 演出に必要なアイテムの貸し出し
・ BGMの使用

また、クラッカーやキャンドルなどの用意がたとえあったとしても、当日見てみたらイメージと違ってガッカリした…なんていうことはよくあるケースです。
こだわりを持つ方なら、現物の確認などもきちんとしておくと安心です。

まとめ

結婚式二次会会場の選び方について、様々な角度からご紹介しましたが、いかがでしたか？
二次会は親族をメインに招待する結婚式に比べて、仲の良い友人やお世話になった人たちと楽しめる空間作りをしたい新郎新婦が多いのではないでしょうか。その雰囲気を左右するのが「会場」です。
主役のお二人のみではなく「ゲスト目線」も大切に、新たな門出を祝う最高の一日にふさわしい、快適で楽しく過ごせる空間を選びましょう。
今回の記事が、素敵な会場探しに役立てば幸いです。